Baptiste Gagneux

Outre la réalité administrative que représente le papier notamment en terme de durée de conservation, nous recevons quotidiennement un tas de papier plus ou moins important qu’il apparait nécessaire de conserver.

Factures/devis fournisseurs, factures/devis clients, documents internes, courriers, … Autant de documents qu’il n’est pas nécessaire de conserver de la manière papier, et cela pour 3 raisons principales :

• L’espace occupé. Le fait de conserver tous ces documents nécessite un lieu de stockage. Cela commence par un pochette, puis une armoire, puis une pièce dédiée.
• La facilité de recherche. Ces documents doivent être bien rangé afin de pouvoir y accéder facilement. Attention à bien les remettre en place après consultation !
• La nécessité de suppression régulière. La conservation d’une facture EDF pendant 5 ans est-elle nécessaire ?

La dématérialisation est très certainement LA solution. Cela demande un peu de travail au début car il faut penser à l’arborescence du stockage, à la typologie utilisée pour le nommage des fichiers. Il peut être nécessaire de scanner tout ou partie des documents déjà stockés. Une fois le travail initial réalisé, il suffira de scanner les documents papiers reçus au fur et à mesure puis de les enregistrer dans les dossiers adaptés. Une fois le document scanner, vous le détruisez. Si on vous en demande un exemplaire plusieurs mois après : Impression. Certes il ne s’agira pas du document original, mais il est rarement nécessaire de présenter le document d’origine.

Dans l’idéal, il est même souhaitable de demander à vos partenaires de travailler en mode électronique (via mail essentiellement). Ainsi, plus besoin de scanner et de détruire les documents. Cela vous fera, et leur fera, économiser les frais de timbres, de papier et d’encre 🙂

Pour les documents administratifs que vous devez conserver sous forme papier (fiches de paies notamment), rien ne vous empêche d’en conserver une version électronique. Cela vous permettra un accès facilité au document.

Côté stockage, il faut penser à plusieurs paramètres :

• De quelle capacité ai-je besoin. Ce n’est pas de réel problème. Le fait de scanner des documents papiers ou de stocker des documents électroniques ne représente pas une énorme charge de stockage.
• Qui peut/doit accéder à quelles données. Vos salariés n’ont surement pas besoin d’accéder aux fiches de paies de l’entreprise. Prévoir des dossiers par utilisateur peut aussi être pratique afin de sauvegarder leurs données « personnelles ».
• Comment vais-je sécuriser ces données.

Pour ce dernier point, prenons un exemple extrême. En cas d’incendie de vos locaux, vous serez content d’avoir une version électronique de vos documents. Encore faut-il que le stockage des documents ne soit pas exclusivement dans vos locaux … Une sauvegarde externe apparait donc nécessaire. Cette externalisation peut prendre 2 formes :

• Sauvegarde réseau. Elle offre la possibilité d’être automatisée et laisse donc peu de possibilité à une erreur humaine.
• Sauvegarde sur support physique (CD/DVD, disque dur, bande magnétique). En opposition à la solution réseau, elle nécessite une intervention humaine et donc la possibilité d’oublie.

Les éléments ci-dessous ne correspondent très probablement pas à une liste exhaustive, mais je pense que cela peut être une bonne base de travail pour un projet d’organisation de votre base documentaire, avec une petite pointe écologique (moins de papier/déchets).
Cet article est articulé autour d’exemples et d’idées orientés entreprise. Néanmoins, on peut retrouver la plupart des concepts dans un environnement personnel !
Avez-vous déjà eu ce type d’idée de réalisation pour votre entreprise ? à titre personnel ? Quels sont ou ont été les points bloquants ?

source image : http://fr.wikipedia.org/wiki/Classeur